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  訪客接待禮儀
    微笑是世界的共通語言,就算語言不通,一個微笑就能帶給彼此一種會心的感覺。所以笑是接待人員最好的語言工具,在有些情況下甚至不需要一言一行,只要一個笑容就可以打動客戶。訪客接待的第一秘訣就是展現你的親切笑容。
接待引導訪客時,首先須知道訪客要去的方向。引導人身體稍稍向前去的方向傾斜,然后手指著將前往的方向作指示。向右前進時以右手指示,向左前進時以左手指示,肘部很自然地側指著前進的方向,這個時候,手掌輕輕地朝上,五指并攏,切記五指不要分開。
在走廊上行走時
   要走在離訪客稍稍右側前約 1 米半的位置,其要點是:
    (1)身體稍微向著前進方向傾斜,手指著此方向。
(2)配合訪客的步伐,稍靠著走道上的右邊前進,使訪客可以走在走道上的中央。
    (3)注意要讓訪客能走在走道的中央,如果門是在左側時,要盡量靠左邊行走。
    (4)如果剛好碰到正在引導招待客人的同事時,必須要注意讓訪客也能很從容不迫地走在走道中央,自己跟在后邊或轉到一側,此時與同事并排走是不禮貌的。
    (5)在行走時為避免完全遮住訪客的視野,只讓訪客看得到自己的背影,要稍微注意,使自己身體稍向客人側仰行走。
    (6)走道相當長時,偶爾也要回頭注視一下訪客的腳步,配合訪客的步調來前進。如果不回頭稍注意一下訪客就自己急急躁躁地走,訪客必然也要急急地緊跟著,這種態度是很不得體的。
    (7)走到走道轉角處時,要稍停,回頭目視訪客的臉 并以手指示轉彎方向,以表示走到這邊時將要轉彎了。
樓梯
    (1)上樓梯時,身體稍傾斜走在訪客前三四臺階,偶爾也要回頭注意訪客的腳步是否安全;走到樓梯平臺處時要稍停一下,回頭看確認訪客是否跟上,特別是年紀大的,帶有小孩的,一定要留意此點。
    (2)在下樓梯時就得讓訪客走在前頭,引導人則跟隨在后。
電梯引導訪客
    搭乘電梯時,以讓訪客先行搭乘為原則,但是須帶領搭乘時則相反,引導人員須先行進入電梯,按住“開”,并說一聲“請進”,讓訪客進入搭乘。
    到達目的樓層之后說:“××樓到了”,并按住“開”的按鍵,讓訪客先走出。
    需要注意,在搭乘電梯之前要事先說:“我帶你至××樓的會議室去”,以便讓訪客事先知道將前往的地點。此外,在電梯內引導者要盡量站在靠近按鈕處,讓客人站在最上位。電梯內的位置,從入口處向里看,左邊最里面的位置為最上位。
敲門的方法
    帶領訪客到接待室前要說“就是這里”,以便訪客有準備。在開門之前務必先敲門,敲門以 3 下為限;右手輕握拳頭敲門,敲門力道大小及間隔時間要特別注意。就算是事前知道此接待室內無人在時,也務必請先敲門,避免發生公司里的人在里面討論事情的狀況;此時若沒有敲門就忽然推門進入卻發現里面有人在時,無論哪一方都是尷尬的。敲門不只是通知里面使用的人而已,也是要確認里面有沒有人在使用。
門的開法、關法門
    門一般 分為向外拉的門及向內推的門兩種,因開門方法不同,請牢記正確的開門法及關門法。
    (1)向外拉的門的開關門方法,右手握住門的旋鈕鎖把,向外打開至使訪客容易進入的程度(約隨后站在與開啟后的門平行位置,目視訪客并點頭招呼說“請進”。 訪客進入室內后,引導人就繞到門的內側進入,左手握著內側門的鎖把,背朝后邊行進邊將門關上。
    (2)向內推的門的開關門方法 以較接近 門把手的手將門充分打開,引導人邊推門邊自己先進入,進入后就繞到門側,與門平行站立,然后用另一只手按住門,招呼客人進入。確定訪客完全進入室內后,再把門關起來。
接待室
    接待室是為公司內人員和訪客商談公事所使用的場所,因此對于擺設著的時鐘及月歷的日期是否正確,報紙、周刊是否過期等事情都要特別注意,此外,電話的旁邊,務必要放置紙筆。接待室要經常保持整齊美觀, 以便能隨時招待訪客。桌面,椅子的背墊、椅墊等是否干凈,要經常檢查,隨時保持舒適的狀態以供使用。接待室使用過后,不單只是將杯皿等端出,換取清潔的煙灰缸,每次使用完畢后,還必須擦拭及整理桌面上的東西。
引導訪客進入接待室
    基本上是以離入口最遠的位置為上席。請牢記能將訪客按部就班地引導至正確的席位上。要請訪客入座時,請站在訪客的旁邊,右手指著座位并說“請坐,請坐這里”即可。
    請注意:在引導招待前,若訪客已經坐在公司員工的座位上時,如果請訪客改坐到正確的座位上去,則可以說“某某某先生 請您做上位!”,若訪客愿意,一定要說“謝謝”,并引導至正確的座位上去,但若訪客說“不用了,這里就可以”時,也不要勉強。
    另外,如招待的席位是在辦公室里時,以離辦公桌最遠的為最上位。但是依室內的構造而言,有時離入口近的為上席的情形也是有的,因情況而定。
要離開接待室
    當訪客坐在位置上后,點頭招呼說“×××馬上來了,請您稍等一下”。說完打個招呼后,對訪客的引導接待也算告一段落了。打完招呼后,走到門邊站著,再度點頭招呼,然后離開接待室。
報告
    將訪客招待至接待室后,務必向辦公室主任報告:“××公司的×××先生已經招待至接待室等候了!眻蟾媸亲屴k公室主任知道已經引導招待完畢。
上茶的方法
    (1)泡茶方法:要泡出好喝的茶的重點即是誠心用心。泡茶大約用70~80℃的熱水,泡茶倒入茶杯,約七分滿。如果大家以為只要使用高級茶葉,隨便泡都好喝,這是不對的,重點是使用適度的溫度來泡,才會產生茶香味。 端出給 多數訪客使用時,要注意每個茶杯的水要均等,而茶的濃度最好一樣才好。
    (2)端出的方法:端茶要從訪客中最上席的人先給,自己公司的人最后才給。兩手端出是基本原則,但是在沒有其他桌子在時,用單手也無妨。放時務必說“對不起”、“請”,放置茶杯時盡量不要發出聲音。如果從訪客的身后端時,以訪客的右肩的方向端出,但也可視狀態而定,也可從最方便端的訪客位置端出。全部端完時,將茶盤放在側面,輕輕點頭招呼退到門邊,再度點頭 招呼后,不出聲音地離開就可以了。
    (3)茶盤的拿法:拿著裝茶的茶盤,要以雙手捧著,大約放在胸前的位置,此時手肘間成90度左右角?詹璞P要回來時,上面朝外側,以左手夾在身體側面走出。
    (4)放的位置:茶要放在訪客的正前方偏右一點,距離桌邊十厘米左右。端出的茶杯附有蓋子時或者端出咖啡時,要用雙手端出,放置在訪客的正面。 會議時,桌上有文件散放著時,如果茶放在文件間的空隙,很容易碰倒翻掉,所以要出聲提醒客人“放在這里了”,并稍微整理一下,盡量放在離文件稍遠的位置。
    (5)裝茶的器具要干凈:泡好的茶,卻發現茶杯有缺口或有裂痕,或者杯子上有條垢時,簡直是糟蹋了好茶,是非常不禮貌的。當訪客來臨時,才慌慌張張地準備是來不及的,平常即要十分注意保證茶具處于干凈的狀態,唯有干凈的茶具才喝得出茶味。
    (6)添茶水:如果商談時間很長或有新訪客加入時,茶要重新添加。重新添加時,要先將用過的茶杯收下,然后再端新茶。在商談中,進行收茶杯、端茶的動作則要等到談話告一段落時才可進行。如果談話一直無法告一段落,則要等到自己公司的人講話時,才能以熟練的技巧趕緊換取。
斟茶注意事項
    (1)茶溢出來了,這時要不驚慌不忙亂,先道歉后擦拭,這里需要提醒的是:斟茶時,務必帶上干凈毛巾。
    (2)有茶和糕點時 要先將糕點放在客人左手邊,再將茶置于客人正中略偏右手側。這樣就可以了。
    (3)洽談時間較長在一到一個半小時內,應更換茶葉。
 

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