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  郵件收發禮儀

用Email發送郵件的格式及應注意的問題 
    ①“TO”:即收信人。當郵件需發送的人很多時,收件人只能寫一人,這個人是執行人。
    ②“CC”:即抄送。抄送可以寫很多人。但是必須按照收信人的職位高低,以對方為尊的順序填寫。
    ③“BCC”:即密送。密送是指發送特殊文件時,采取的一種方式。比如說發一份報價單給客戶,那么這個客戶肯定不希望這份報價單還有別人知道,出于禮貌,我們可用密送的方式。即在“收信人”一欄里填寫客戶名,在“密送”一欄里填寫相關領導人。
    ④“主題”:一份郵件的中心思想。這個很重要。也許會因為你的郵件主題不明顯,而導致郵件被收件人忽略。而且為了便于對方查找,主題一定要寫準確。如果要發送的附件內容很多,而且主題不一樣,那么就得分幾個郵件來發。
    ⑤“內容”:寫內容時,先要寫抬頭頭,收件人是誰,臺頭稱呼就寫誰。然后是主體內容,要把附件所代表的內容詳細的說明清楚。如果郵件發送后,附件內容需要修改,在重新發送的時候,在“主題”一欄里,一定要在主題后面加上修改1(或者2、3等),是第幾次修改,就寫幾。而且修改的地方要標識出來。而且在“主體內容”中也要寫明,這樣避免收件人浪費時間。最后是落款和日期,好讓收件人知道發件人是誰,便于回復和查詢。
轉發
    轉發郵件時,一定要全郵件轉發,即對方的附件不能修改或者刪掉。格式和寫信一樣。
回復
    有時候收到郵件需要回復;貜拖鄬碚f就簡單一點了。但要注意,不要一不小心把對方設置到垃圾郵件或者黑名單里去了。
寫郵件
    寫郵件就像寫信一樣。以必要的禮貌,去向對方表達自己的恭敬之意。其中的一個重要做法,就是要盡量多使用謙詞或敬語。郵件具備有幫助性的內容和友善的語氣,通常是非常容易獲得客戶的重視和認可的。 請在郵件中注明公司名稱,使用恰當的稱呼語和較正式的語氣。例如:
    致:××公司,尊敬的×小姐:
明確的主題
    要有明確的主題,郵件內容要簡潔明了、針對性強。使用簡單易懂的主題以準確傳達電子郵件的要點,無主題或者是主題說明不清楚的,很有可能被反垃圾郵件程序過濾掉,就是正常收到,日后檢索或是導入其他郵件管理工具也將造成很多不必要的麻煩,這點非常重要!主題要求簡明扼要,字數控制在30個漢字以內。盡可能避免出現類似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重標簽字樣。
    郵件內容要求語言簡潔,讓客戶能在最短的時間內了解到郵件的主旨,以便客戶節省時間,提高工作效率。如果郵件過于冗長,且語句羅嗦,客戶一般不太愿意仔細閱讀,更不容易引起重視。
    如果是在郵件中拒絕客戶的某些要求,建議盡量避免用一些簡短生硬的語句,一定要語氣委婉并講明原因,最好能站在客戶立場上去考慮且說明。給客戶建議要盡量簡明扼要,并說明此建議的優點及建議原因。
使用方便閱讀的字型
    在商業書信中最好避免使用復雜且具裝飾效果的風格。同時也要注意郵件整體字體和風格的統一,有時我們從模板信中拷貝一段,從某一文檔中拷貝一段,可能字體、字號、段落格式都不一致,這時需要統一修改一下,以保持風格的一致和版面的美觀。
正確的運用標點
    一定要正確運用標點,慎重使用問號、感嘆號等表達強烈感情的標點,不能讓人產生歧義和誤解。
選擇合適的標注顏色
    如果有重要事項需要提醒客戶注意,請盡量選擇醒目且平和的顏色,比如藍色、草綠色或者深灰色等等。注意不要選擇用鮮紅色標注,用鮮紅色標注會給人以不禮貌的感覺。
落款要清楚
    落款不清楚,不說明自己是誰比較容易引起客戶的反感。請統一使用電子郵件簽名或電子名片提供完整的聯絡信息,包括公司名稱、電話號碼、郵箱和辦公地址。
檢查
    將郵件發送之前,務必仔細閱讀一遍,或者使用拼字檢查,以檢查是否有文法錯誤或其它問題。
鼓勵聯系
    郵件的結尾最好鼓勵客戶進一步和自己取得聯系。這是一個和對方建立良好關系的重要提醒。 比如:如有任何問題或需要幫助,歡迎隨時與我聯系。
禁忌
    信中最好避免玩笑、隨意的評論和俚語等,以避免引起誤會。畢竟是和客戶之間商業來往的信函。
及時回復
    當收到客戶的來信,即使無法就信件內容馬上做出處理,也請立刻做出回復,以表示對其相關事宜的關注和重視。請在 24 小時內告知對方已經收到信件,告知:已經處理、正在處理、由于某原因稍后盡快處理或者與其取得聯系,稍后會幫他處理或者和他取得聯系。
    如果對重要的復信耽擱了,應寫清原因,以致歉意。
    回復郵件時,一般應將客戶上一次的來信附在后面,以便讓客戶了解自己上次的需求,及讓其能看到我們針對性的答復。
    如果直接新開郵件或回復時未附上客戶來信,客戶自己可能會忘記上次的要求和想法,引起溝通不暢。一般只附帶客戶上一次的來信,而不宜附帶所有往來回復,否則郵件大小、頁面美觀、甚至內容等都會受影響。
盡可能不采用HTML格式撰寫郵件
    有些時候HTML的豐富的表現方式也很有用處,但如果文本能解決問題的,不要用HTML格式畫蛇添足,因為這個格式最有可能附帶病毒。
附件
    如果郵件帶有附件的話,附件體積盡可能限制在1M以內,大體積的附件盡管公司的郵件服務器支持,對方卻不一定支持。附件中的文件盡可能使用英文命名,并在正文中說明附件的文件格式。附件最好都打一下包,因為某些郵件收發程序和防火墻、病毒監控軟件甚至你的郵件服務器都會拒收帶有可能包含破壞性代碼的exe,doc,jpg,js,scr等等格式的附件,或者在沒通知用戶的情況下將有關的附件剔除掉。
    最穩妥的方式是,發送了帶附件的重要郵件后,過段時間再和客戶確認一下,看他是否收到。
 

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